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第9週/週頭講義 【不良品の云い方】ご覧下さいませ 末次通訳事務所2.26

  • 末次通訳事務所 <兵法・英語二刀一流>
  • at 2018/2/26 09:05:55
第9週目: 2.26 週頭講義:
海外とのビジネス展開での英語の使い方講義其の1
<<不良品の云い方>>

皆さま、下記は先々週に配信出題をしました課題でしたね
この課題は、私がビジネス英語の研修を担当する際に、
よく使います:


お客様からの苦情電子メールへの対応:

状況:貴社は「介護用ベッド部品のメーカー」。台湾のベッドメーカーに対して、
その部品(特殊なバネ機構部)を輸出しています。貴社が、先週金曜日02/23に、
このメーカーに納品した部品1000個の内、6個に付いて不良があると本日(02/26)、
次の電子メールにて先ず指摘されました。「バネの動きが悪い」との不良内容です。

Dear Mr. Tanaka
 
This email deeply regrets to inform you that six out of 1,000 spring units you delivered to us are defective in their spring function.
So, could you kindly send us six good-conditioned spring units for replacement?
And may we dispose of the six defective spring units here? This is because the return of these defective units will cost either of us.
 
上記の内容に対して、あなたの上司が、次の原稿を作り、あなたに英語でemailを
作って、先方に送付して下さい、と指示しました。次の内容を英語に訳して下さい。
 

Dear Ms. Chang
 
1)本日のお知らせ有難う御座います
 
2)不良品が6個発生しているとの事で、誠に申し訳ございません。
 
3)早速、良品6個を手配し、貴社に送付します。

殆ど多くの方が次の様に訳しますね

1)Thanks for your message today.
2) We are sincerely sorry to hear that 6 defective parts happened in our delivery.
3) We are going to organize six good-conditioned parts and send them to you as soon as possible.

同じ内容の事柄でも
表現方法はたくさんありますが、↑の英語訳には大きな問題点がありますね

<問題点その1>
それは、先方から指摘をされた「不良品の部品」ですが、
貴社では、その報告はあったものの、その不良品をまだ目で確認したり
手に取ってみたり、の確認をしていませんね。
しっかりと確認をしていないのに、先方から不良品と云われたからといって、
そのまま正直に、不良品 defective parts というのは、海外ビジネス展開上で、
それは全くよろしくない事ですね

実物を確認していないうちから、こちら側から不良品=defective partsなどと
表現してしまうのは、最初から、不良品を認めている事になりますから、
こうした表現は避けるべきですね:不良品を英語で何て云う課は、下記の表現講義①を
御覧下さい。


仮に、不良品発生が事実だとしても
その原因が貴社にあるか、或いは、輸送途中に生じたことが原因になって
不良が発生したか?こうした事を調査をしたり、不良品を解析検査する必要がありますね。

<問題点その2>

先方からの電子メールでは、末尾の箇所に

may we dispose of the six defective spring units here? とあります。
つまり、【当該の「6個の不具合品」をこちら(先方企業にて)処分をして良いでしょうか?】という内容ですね。

これに付いて、返信原稿を書いた上司の方は何ら言及していませんね。
貴社が納品した商品や製品に不具合品・不良品が発生しましたら
当然、それを返していただいて、原因解析や検査をしなければなりませんね。

ですから、不具合があると指摘されている対象製品を、貴社が現物を確認することなしに、
向こう(現地)で処分をして貰うなどは、ありえないですね
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表現講義~1~【不良品の云い方】

「この度は6個の不良品が発生して申し訳ございません」
※既に、当該不良品の分析検査を行いまして、
 たしかに当社が原因で不良が発生していると確認できた場合は、
 初めて、defective が使えますが、まだ、解析・分析・検査による確認が執れていない場合には、

次の様に云いましょう。
1: We are sad to know that the six parts were not up to your expectation.
2: We are said to know that the six parts were not up to your quality satisfaction.
3: We are sad that the six parts were not satisfactory to you.
4: We are sad that the six parts were not as good as you had expected.
5: We are sad that the six parts did not work properly as you had expected.等々です

1~3は、「当該の6個の製品が貴社のご期待・ご満足に添えなかった事に残念です」
4は、当該の6個の製品は、貴社の当初の期待程には良くなかった事に残念です
5は、当該の6個の製品は貴社の当初の期待ほどには適切に機能していなくて残念です

いずれも、「相手側の期待」に沿う製品でなかったという言い方をしております
そして、過去形で表現するのもコツです
※クレームを申し立てる側は、現在形を使い、まだ迷惑をこうむっている、という印象を打ち出し、
  クレームに対応する側は、過去形を用いて、当該の問題をあくまでも過去に起こった事であり、
  今は大丈夫です、という印象を出します。

表現講義~2~ 返品をして欲しい旨を伝える表現:

As for the six parts, could you kindly send them back to us, hopefully by Feb.28
for technical inspection? We will pay the freight.
Please check and confirm this matter.

上記の内容は、
「当該の6個品に付いては、どうぞ、その製品を当社に返送して頂けませんでしょうか?
 出来ましたら2月28日迄には。 技術的な検査をしますので。
 送料は当社負担で。」という意味合いです」

という事ですね。このように書きます。
英語で依頼文を作成する場合には、(例えば、上述の事例の場合では)

・返送期限の明記(日付を用いる) hopefully by Feb.28
・大義名分の明記:for our technical inspection
・返信義務の表現:Please check and confirm this matter.

上記の3点を必ず書き添えます。

Please confirm としますと、相手側は、貴社に返信をしなければなりません
confirmはそういう意味合いです、ですから、
Please confirm と書いて、相手側から返信を頂く様に要請します。

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上記講義のまとめ:

日本語原稿に「不良品」とあっても、そのまま defective items などと
defective 等を使ってはいけません。状況・状態をしっかりと確認するまでは。

不良品の表現では、貴社の期待に沿えなくて残念です、という言い方をします
not up to your expectation とか
not up to your satisfaction 更には
not up to your standard.等の表現を用いましょう。up to ~の表現は簡易で、便利ですね

相手側に返品要請をする場合には、その内容に関して返信期日を日付で明言し、
大義名分なども添えて、英語で書きましょう。

最初は、手間がかかりますでしょうが、書き慣れるとサッと書けるようになります。
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ご参考くださいませ。お尋ねは何なりとどうぞ

末次通訳事務所・末次賢治拝
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