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☆英語を使うコツ◇

○ 丁寧な依頼、要請文の書き方 + 丁寧とは、polite か??大いに疑問あり!

  • 末次通訳事務所 <兵法・英語二刀一流>
  • at 2010/7/02 20:00:10

こんにちわ、末次通訳事務所、末次で御座います。
 
海外企業との英語でのコレポンや電話での打ち合わせの場合、
次に記載の事をどうぞ、実施されると、モノ事の展開に
上手く働く様になります。
 
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さて、皆様、英語で海外のお取引先と英語で通信をされる場合、
よく次の様な問題が発生しがちです
 
例)
・先方(海外)からの返事が仲々来ない(皆様が数字で期限などを明確化していない
 
・サンプル品と実際の品物が、仕様、色その他で異なる
 
・約束した納品時期に、貨物が発送されない。
 
・値引き交渉などが上手く展開できない 等など
私は、貿易英語講座を、社団法人福岡貿易会さまの
ご依頼で、講師として、よく英語研修を実施ておりますが
次の点が、特に、日本人ビジネス人で英語を使う際に、出来ていませんので
皆様にもお知らせします。
 
→相手への依頼の表現です。
相手側が、業務上、御社に見積もりを提供する、不良品の代替品を
送付する、日時を指定してくる、など、相手側が所定の行為を行う場合に
「それをなさって下さい」 と云う場合は、例えば、【お見積もりを送付ください】と云う場合は、
 
例1)Please fax us your price estimation by Feb. 2nd (in Japanese time) for our check. という風に
please 命令文 で云えば良いですね。
 
尚、a)Please fax us your price esimation. とだけ、相手に送付しても、
送ってこない場合があります。これは、期限が指定されておらず
また、for our check との大義名分もないので a)の言い方はダメです
 
ですがa)の様に書いたり、云ったりする人が多いですね。
この手の言い方は、海外との通信や業務展開失敗の原因です
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ここで、問題です:

「サンプルを1ダース送付下さい」→ これを最も丁重(丁寧かつ相手に圧力掛けない方法で)書く場合はどれが一番良いでしょう。
 
こちらから特に頼んで、相手に何かをして貰う、依頼の場合は、
書き方を工夫したら、思うとおりに事が運びます。

a) Please send us one dozen of samples.
 
b) Could you send us one dozen of samples as soon as possible?
 
c) Please send us one dozen of samples by Nov. 20th, 2009.
 
d) We would appreciate it if you could send us one dozen of samples as soon as possible.
 
e) We would appreciate it if you could send us one dozen of samples by Nov.20th, 2009.
 
f) We would appreciate it if we could receive one dozen of your samples by Nov. 20th, 2009.
上の 6つの言い方で、一番丁寧な書き方、且つ、
相手を良い気持ちにさせる書き方は f) ですね
 
a)→送付日時が指定されていない
b)→ 同様に送付日時がありません。as soon as possibleは曖昧で通じません
c)→これは強い命令となっており、取り方によってはキツイ言い方です
d)→you could send us となっているのですが、これも相手にお願いをしている事に
   変わりなく fよりは、命令の意味合いがあります
   また日時の明確指定がありません
e)→これもyou could send us となっていて、相手にお願いをいている事に変わりませんね。
 
f) この文章には、you がありませんね、全て、weを使って要望しています
 youを隠して、we (弊社)だけで書くと、相手に押し付けない、相手からしたら
 心地良い、いやみのない、言い方ですね
 
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f)の表現パタンは、
 We would appreciate it if we could/would 動詞~ の言い方です
 
この言い方で、皆様、依頼をされると、、もの事がすんなりと運ぶと思います。
 
相手方に何かを依頼したりする場合は、ぜひこの表現パタンをご使用くださいませ
 
質問が有りましたら仰って下さい。丁寧に対応いたします。
 
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練習:丁寧な言い方の練習(日本語で云う処の[丁寧]はpoliteでなくて、[courteous]が良いです
politeには、kindの意味はありません。
一方、courteousには、 kind + polite の意味合いです
 

a)「来週頭までにこの件のお返事を頂けましたら幸いです」
→ We would appreciate it if we could have your reply by Feb. 8th, 2010.
                                -- if we could hear from you--
 
b)「もう少し価格を引き下げて頂けましたら幸いです」
→ We would appreciate it if we would have your little more price discount.
 
ご参照ください。ご質問は何なりとどうぞ。
 
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今後とも、宜しくお引き立ての程、お願い申し上げます
有難う御座います。
 
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<兵法・英語二刀一流>
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代表: 末次 賢治 拝
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